Idee e strumenti
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Silvio Gulizia

Giornalista professionista e consulente di comunicazione. Responsabile della comunicazione e degli eventi per Pi Campus, fondo di venture capital e distretto di startup. In precedenza è stato responsabile della comunicazione...

come cambiare metodo sprint

Vuoi cambiare (concretamente) ma non sai come fare: prova il metodo “sprint”

Silvio Gulizia
Giornalista professionista e consulente di comunicazione

Tutti abbiamo qualcosa che vorremmo cambiare nella nostra vita, dal posto di lavoro a come spendiamo il tempo libero. Il cambiamento però fa paura per sua stessa natura, perché non offre garanzie che le cose migliorino. Esso ci espone al peggioramento delle cose, o comunque richiede il nostro impegno per essere significativo.

Lavorando nel più grande acceleratore per startup in Italia, Luiss Enlabs, ho osservato come le startup lavorano per raggiungere i propri obiettivi e cambiare le cose quando queste non vanno come pianificato. Si tratta di un metodo che può funzionare anche per noi come esseri umani? Sì, perché quello che fanno le startup è individuare le azioni necessarie per arrivare al cambiamento e organizzarle in un breve lasso di tempo attraverso un sistema semplice e funzionale, così da concentrarsi su ciò che fa la differenza e consente di raggiungere l’obiettivo finale.

Implementazione

Cambiamento è una parola che non dice molto. Nel caso di progetti personali funziona meglio implementazione. Questo è un neologismo che deriva dell’inglese implementation, l’azione richiesta da un verbo spesso usato in gergo informatico, il cui significato è mettere in pratica quanto definito. Vediamo dunque come implementare un progetto personale.

La kanban board

Uno dei metodi più usati dalle startup per implementare i propri progetti è quello della kanban board. Essa è di fatto una lavagna divisa in (almeno) tre colonne, dedicate alle cose da fare, quelle su cui stiamo lavorando, e quelle concluse. Ognuno può introdurre a piacimento altre colonne, come una per le attività della giornata, una per le cose per cui siamo in attesa, o una per le cose che forse sì, un domani.

To Do

Il punto di partenza è elencare le cose da fare in una colonna chiamata backlog, alla quale attingeremo per identificare le attività a cui dedicarci.

In questo siamo tutti bravi, mi verrebbe da scrivere, se non fosse che spesso nel farlo ci dimostriamo delle capre. Quando stilano la lista di cose da fare, alle startup è richiesto di definire come la conseguente attività che verrà svolta aumenterà il valore dell’azienda. Dunque, ogni volta che inseriamo un to-do nell’elenco delle cose da fare, domandiamoci qual è il valore aggiunto che esso porterà nella nostra vita, e in che modo contribuirà a definire il successo del progetto stesso.

Il precedente passaggio ci aiuterà a prioritizzare le attività da svolgere.

Per fronteggiare la pigrizia del nostro cervello e la scarsa motivazione, un task (compito, impegno) deve rispettare quello che Nick Winter in The motivazione hacker definisce approccio CSI. Deve quindi essere:

  1. challenging: sfidante, per generare l’eccitazione necessaria ad aumentare il valore percepito di quello a cui ci dedicheremo;
  2. specifico: per indicare chiaramente quello che dobbiamo fare per evitare che ci dedichiamo a qualcosa di diverso;
  3. immediato: per definire qualcosa da cui possiamo ottenere riscontro in breve;
  4. orientato all’approccio: focalizzato sul fare, e mai sul non fare.

Doing

Tra le cose più importanti, dovremmo dedicarci prima di tutto a quelle più difficili. Quando lavoriamo su una delle attività previste, la sposteremo nella colonna “doing”, sto facendo. Questo può avvenire fisicamente con dei post-it, o possiamo utilizzare lavagne digitali come Trello.

Nel nome di questa colonna è opportuno indicare il limite di attività a cui ci possiamo dedicare contemporaneamente. Oppure, possiamo creare una colonna “oggi” e tenere in “doing” solo ed esclusivamente quello a cui ci stiamo dedicando, fino a che non l’abbiamo finito.

Done

Solo tenendo traccia di quello che abbiamo fatto siamo in grado di congratularci con noi stessi per il lavoro svolto e valutare in che modo esso abbia contribuito a implementare il valore della nostra vita. Alla fine del progetto, rapportare il successo raggiunto (o no) con le cose fatte e ancora da fare ci darà la misura di quanto ogni attività abbia contribuito al risultato finale, e ci aiuterà a migliorare nel successivo progetto.

Lo sprint

Nel mondo delle startup – i cui prodotti sono frutto di cicli di sviluppo fatti di rilascio, raccolta di feedback e implementazione – il lavoro del team viene condotto durante periodi di tempo definiti sprint. Lo sprint, nella metodologia scrum, è un lasso di tempo durante il quale qualcosa di concreto viene realizzato. Uno sprint può durare fino a un mese, e inizia subito dopo la fine del precedente. Lavorando su sprint di due settimane, le startup hanno un periodo di tempo sufficientemente lungo per raggiungere un obiettivo misurabile e necessariamente corto per mantenere il team concentrato sulle azioni concrete da compiere per raggiungere l’obiettivo.

Durante lo sprint, non è possibile dedicarsi al altro di diverso dalle azioni definite per raggiungere l’obiettivo dello sprint. Solo queste ultime possono essere modificate per meglio procedere verso il successo.

Possiamo fare nostro questo processo articolando i nostri progetti nel seguente modo:

  1. Primo lunedì: pianificazione.
  2. Primo giovedì: revisione di come sta andando il progetto, per apportare eventuali necessarie modifiche alle azioni da compiere individuate in precedenza.
  3. Secondo lunedì: revisione per definire su cosa è necessario concentrarsi per raggiungere l’obiettivo definito. Nella nostra lista di cose da fare ne saranno rimaste sicuramente più di quelle che saremo in grado di affrontare.
  4. Secondo giovedì: individuare fra le cose rimaste quelle a cui il successo del progetto non è strettamente connesso ed eliminarle.
  5. Lunedì successivo: valutazione delle attività implementate e nuova pianificazione per il successivo sprint.

In questo tipo di approccio, è utile richiamare la tecnica dei MIT, most important task, che ci invita a definire per ogni giornata di lavoro solo tre attività a cui dedicarci.

Il metodo

Lo sprint è il percorso all’interno del quale la kanban board detta i tempi. Una volta pianificato l’obiettivo, è seguendo l’elenco dei nostri to-do e affrontando revisioni regolari che riusciremo a portare il cambiamento desiderato nella nostra vita. Questo processo ci aiuta a focalizzarci sui due aspetti chiave: l’obiettivo che vogliamo raggiungere e quello che dobbiamo fare per riuscirci.

12 ottobre 2017