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come scrivere buona mail

Se stai per scrivere una mail di lavoro importante, segui questi 8 consigli per renderla efficace

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8 Tips to Write Better Business Emails from Susan Smith

Scrivere una buona mail serve ancora, serve tanto. La posta elettronica è – nonostante la preponderanza delle chat, o gli strumenti di lavoro per team come Slack – la spina dorsale della comunicazione ufficiale. Tanto vale, dunque,essere maestri nell’arte della costruzione di una buona missiva di lavoro. Ecco 8 utili consigli.

  1. Chiarisci subito perché stai scrivendo
    È una buona idea snocciolare immediatamente la ragione della mail: pochi giri di parole, passiamo ai fatti, arriviamo al sodo. Nessuno, purtroppo, ha tempo da perdere.
  2. Non dimenticare l’oggetto
    Evita le mail “nessun oggetto”, che confonde soltanto il destinatario. Usa un titolo accattivante, chiaro, specifico. Che il tuo interlocutore sappia perché è importante aprire la posta e rispondere.
  3. Non essere complicato
    Non è detto che la persona cui ti rivolgi abbia voglia di passare più del necessario a decifrare quanto hai scritto: sii chiaro e palese. È una mail di lavoro, non un romanzo.
  4. Personalizza la tua mail
    Un po’ più difficile a farsi che a dirsi, ma dopo un po’ si spera che si maturi una “cifra”, qualcosa che distingua il proprio tono di voce (che, sì, vale anche per la scrittura) da quello altrui.
  5. Controlla l’ortografia!
    Avete sicuramente provato l’ebrezza, almeno una volta nella vita, di leggere una mail piena di refusi. È stato un piacere? No. È più facile che abbiate pensato un po’ male del vostro mittente.
  6. Non dilungarti
    Sii breve, perché una mail non è una lettera di carta dei bei tempi. È una comunicazione ufficiale e d’ufficio. Keep it short and to the point, come si dice.
  7. Sii cortese e gentile
    “Grazie”, “buongiorno”, “buonasera”, “prego”, “a presto”: non sono orpelli, si chiama educazione. E se manca per iscritto è peggio che nella vita quotidiana.
  8. Rispondi velocemente
    Non far sedere lì le tue mail. Rispondi! È garantito che se non lo fai subito te ne dimenticherai, e il mittente si chiederà se tu sia sparito dalla faccia della Terra. O, peggio, si sentirà indispettito.
12 ottobre 2017