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Micaela Terzi
Mi occupo di coaching e formazione sui temi dell'innovazione e delle startup. Nel 2007 ho fondato Urbano Creativo Srl, società che sviluppa progetti e strategie per Smart Cities e Social Innovation. Poi sono venute Mobirev...
multitasking perché smettere

Addio “multitasking”: se fai tante cose assieme, le fai tutte male (e ti stanchi di più)

Micaela Terzi
esperta Smart City e Social Innovation

Il multitasking? È una trappola. Nonostante siamo portati a pensare che “fare più cose contemporaneamente” sia la soluzione alla nostra ossessiva corsa contro il tempo, in realtà molte ricerche dimostrano che il multitasking non fa altro che renderci meno efficienti.

Cadere nella trappola del multitasking è facile: lo facciamo tutti, tutti i giorni. Ti sarà sicuramente capitato di parlare al telefono con qualcuno e contemporaneamente di scrivere una mail. Ma questo non significa essere più produttivo. Significa fare più cose male, e di conseguenza perdere tempo perché alla fine dovrai rifarle… Molti studi recenti hanno infatti dimostrato che il multitasking ci può costare tra il 20 e il 40% del nostro tempo, a seconda di quello che stiamo cercando di fare. Perché? Perché in realtà non siamo in grado di concentrarci veramente su più compiti contemporaneamente, quindi se lo facciamo la qualità del nostro lavoro peggiora. Eppure a volte riusciamo a entrare in modalità multitasking e a ottenere buoni risultati. Questo è possibile solo in due casi:

  1. quando una delle due attività che stiamo facendo ci è talmente familiare da essere ormai automatica (come camminare o masticare chewing gum)
  2. quando le attività che facciamo simultaneamente coinvolgono aree differenti del cervello

Quando parli con qualcuno e nel frattempo scrivi una mail stai facendo due azioni che coinvolgono la comunicazione. Non potrai mai riuscire a fare entrambe le cose in maniera efficace e chiara: i due compiti infatti entrano in conflitto perché coinvolgono la stessa area del cervello, che viene sovraccaricato di informazioni. Così alla fine ti ritroverai con una mail piena di errori, oppure con il tuo interlocutore che continua a chiederti se lo stai ascoltando…

Non ci credi? Fai una prova. Se leggi un libro puoi tranquillamente ascoltare musica strumentale, ma se ascolti una canzone con un testo non riuscirai a concentrarti su quello che stai leggendo nel libro. Questo succede perché leggere e ascoltare una canzone “cantata” attivano entrambe il centro del linguaggio nel nostro cervello. E il nostro cervello non più processare più di una cosa alla volta, se fa parte della stessa categoria.

Secondo una ricerca dell’American Psychological Association passare da una attività all’altra non è così semplice come pensiamo. Nel farlo perdiamo fino al 40% del nostro tempo, a seconda di quanto sono complesse le azioni che cerchiamo di fare. Quando passiamo da un compito all’altro, infatti, la nostra mente deve ri-orientarsi per far fronte alle nuove informazioni. Se lo facciamo troppo rapidamente, come quando siamo in modalità multitasking, non riusciamo a dedicare la nostra piena concentrazione e mettere a fuoco ogni input. Così la qualità del nostro lavoro ne soffre. Più tecnici e complessi sono i compiti che facciamo in contemporanea, maggiore è la probabilità di avere una perdita di qualità. Secondo uno studio della Stanford University, inoltre, chi ritiene di essere un mago del multitasking è in realtà una persona che fa più errori, che ricorda meno dettagli e che ci mette molto più tempo a portare a termine i compiti che gli vengono assegnati. Focalizzarsi su un lavoro alla volta ci permette invece di mantenere una qualità più elevata. Molti imprenditori di successo hanno imparato ad abbandonare il mito del multitasking e a dedicarsi a una attività alla volta. Ad esempio definendo un tempo preciso per controllare le mail, guardare i social media o fare telefonate. In questo modo la loro produttività è aumentata, come la qualità del loro lavoro… e delle loro relazioni. Infatti leggere una mail mentre qualcuno ti parla non solo non ti permette di comprendere tutte le informazioni che stai ricevendo simultaneamente, ma può rovinare i tuoi rapporti, mostrandoti come una persona che non si interessa veramente a chi le sta parlando.

Infine un altro problema legato al multitasking riguarda lo stress causato dall’aver a che fare con più cose alla volta, che finisce con il farci sentire esausti e stremati.

Ma smettere di fare troppe cose insieme è possibile. Ecco come:

  1. Pianifica la tua giornata “a blocchi” – definisci un tempo specifico per rispondere alla mail, per fare ricerca e per dedicarti a ciscuna attività che ti compete;
  2. Impara a concentrarti – all’inizio sarà più difficile focalizzarti su una attività alla volta, ma prestando più attenzione a quello che fai, imparerai. Ogni volta che ti viene voglia di rispondere a una mail mentre sei al telefono, prova a fare un respiro profondo e a resistere alla tentazione. Rifocalizza la tua attenzione sul compito principale e non lasciarti distrarre da altro
  3. Disattiva le notifiche delle mail o dei messaggi del telefono – così non sarai tentato di controllarli di continuo
  4. Riposati – quando ti accorgi di essere in modalità multitasking, semplicemente fermati un attimo. Riposati per 5 minuti. Piccole interruzioni del flusso di lavoro sono utili per rifocalizzare la mente, diminuire il livello di stress e aumentare la concentrazione
  5. Gestisci le emergenze – se ti arriva una richiesta a cui non puoi assolutamente dire di no, interrompi pure ciò che stavi facendo. Ma invece di provare a fare due cose insieme fermati un attimo e scriviti dove eri arrivato con l’attività che stavi svolgendo; prendi degli appunti per non dimenticare quello che stavi pensando. Poi occupati dell’urgenza, e quando avrai finito potrai tornare all’attività precedente e consultare i tuoi appunti, in modo da non ricominciare esattamente da dove ti eri interrotto
6 aprile 2018