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5 errori che stai commettendo nello scrivere le tue email

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Le email sono il pane quotidiano di ogni lavoratore. Non esiste giorno lavorativo – ma sempre più spesso ci raggiungono anche nel weekend -, che non ci veda coinvolti in uno scambio di posta elettronica con colleghi, clienti o fornitori. In molti hanno tentato di contrastare l’uso, forse abuso, di questo mezzo di comunicazione: nel 2016 Brunello Cucinelli, fondatore dell’omonimo brand di lusso, affermava: “Abbiamo ridotto all’osso le email. In una telefonata hai tutto, il messaggio scritto è freddo, ti fa perdere la percezione globale delle cose e ti fa sprecare tempo.” Come dargli torto? Eppure è quasi impossibile evitarle. Quel che possiamo fare è utilizzarle nella maniera più corretta possibile, iniziando dall’evitare questi 5 comunissimi errori.

1. Non dimenticarti di salutare

Ogni email dovrebbe avere una frase d’apertura e un saluto di chiusura. Inviare un messaggio di posta senza una appropriata introduzione ci fa apparire distaccati, mal disposti, e rende la missiva da subito impersonale.

2. Evita gli errori di scrittura, rileggi sempre quel che hai scritto

Gli errori di grammatica o i semplici refusi sono sintomo di distrazione, darai l’impressione di non tenere alla persona a cui ti stai rivolgendo, e di conseguenza di sottostimare il lavoro che stai facendo con o per lei.

3. Dimenticati i il caps lock

Non c’è bisogno di urlare, evitata sempre di scrivere intere frasi in maiuscolo. Il tuo messaggio giungerà ugualmente a destinazione, senza dare l’impressione che tu ti stia comportando in modo aggressivo.

4. Evita di scrivere dei poemi

Siamo tutti impegnati e tutti dobbiamo smaltire il mare di email che riceviamo ogni giorno. Meglio utilizzare la posta elettronica per comunicazioni brevi e rapide. Per le questioni più complesse va preferita la cara vecchia telefonata o un incontro dal vivo.

5. Non dimenticare mai l’oggetto

L’oggetto è il tuo lasciapassare, il modo in cui ti stai presentando all’interlocutore. Sii sempre molto preciso e personale, altrimenti la tua mail potrebbe passare inosservata o addirittura essere interpretata come spam.

 

 

7 settembre 2018