Il design - anche quando è ben progettato - non crea automaticamente uno spazio collaborativo e lavorare in open space non significa che stiamo facendo qualcosa insieme. Oggi quando parliamo di luoghi di collaborazione subito ci vengono in mente gli incubatori di impresa, i coworking, i fablab, ma non possiamo dimenticarci di spazi che per natura già sono collaborativi o che possono diventarlo, come aziende, biblioteche, centri di ricerca, spazi multifunzionali, scuole, bar, abitazioni. Wikipedia definisce la collaborazione come "un processo in cui due o più persone lavorano insieme verso il raggiungimento di obiettivi comuni". Le buone collaborazioni nascono quindi da un clima di rispetto reciproco, apertura mentale, e dalla volontà e capacità di lavorare insieme.
Connettere le persone, per costruire non solo spazi ma vera collaborazione
Sono un architetto e da oltre cinque anni lavoro utilizzando una metodologia chiamata Codesign, che consiste nel progettare spazi e al tempo stesso costruire le community che li vivranno. Un buon design può favorire le interazioni tra le persone e lo sviluppo di nuove idee di business, ma non sempre è sufficiente. Ogni ente, azienda o individuo che vuole creare uno spazio collaborativo deve fare un investimento per costruire una strategia di connessione tra le persone. Potete immaginare uno spazio che ispira e spinge a lavorare in modalità collaborativa? La natura del lavoro è in evoluzione e offre un incredibile potenziale di sviluppo, dando alla persone la possibilità di condividere conoscenze e sviluppare soluzioni sistemiche a problemi comuni. Ma è anche vero che la gente è sempre più concentrata su se stessa e il proprio business. Essere coinvolti nella progettazione di uno spazio può invece diventare quel momento magico in cui lasciamo indietro le nostre esigenze individuali per cocreare un valore superiore condiviso, che servirà da solida base per la community che poi vivrà lo spazio. Volete creare un nuovo spazio di collaborazione? O volete rigenerarne uno vecchio, magari nella vostra azienda, in chiave più collaborativa? In principio ponetevi delle semplici ma essenziali domande. Perché vogliamo creare un ambiente collaborativo? Quali spazi sono adatti e quale forma devono avere? Questi spazi devono attirare anche nuove tipologie di persone? E poi: posso replicare tipologie già esistenti altrove? Come va integrata la tecnologia per abilitare la collaborazione, e come si sostengono nel tempo questi spazi? Esistono due livelli di risposta, che coinvolgono metodo e forme del design. METODOLOGIA Per creare vera collaborazione dobbiamo coinvolgere nel processo le menti e le mani delle persone che fruiranno lo spazio, creando situazioni informali in cui tutti possano esprimere opinioni in libertà, aprendosi a nuovi modelli e possibilità, sensibilizzando sul fatto che lavorare con altri migliora la qualità del lavoro. Chiedete ai vostri collaboratori di:
  • Scattare foto e ritagliare articoli di giornali che trovano interessanti. L'ispirazione potrebbe essere un oggetto bello, un edificio, un luogo, visto in qualunque situazione, non solo in altri ambienti collaborativi. Create poi un book con tutte questi materiali da cui generare rapidamente una soluzione progettuale, integrando le competenze e gli interessi di ogni individuo del gruppo. Non ponete nessuna regola ma siate sempre aperti ai suggerimenti.
  • Prendere parte al processo di realizzazione dello spazio secondo il metodo “learning by doing”. Possono fare qualcosa di semplice, come dipingere un muro, così da creare senso di appartenenza, identità e veder crescere l’orgoglio verso quello spazio
  • Utilizzare la loro creatività per connettersi con le altre persone, condividendo idee e trasformando di forma o significato oggetti o spazi, ad esempio le pareti in lavagne, creare delle mappe con foto di persone e le loro informazioni/dettagli, posizionare comodi divani in modo sparpagliato per creare aree informali, appendere annunci di eventi, disporre un angolo caffè.
  • Organizzare dei momenti conviviali (pranzi, aperitivi, cene) per condividere informazioni, idee e feedback.
DESIGN Mobili e design svolgono un ruolo critico nel determinare come le persone si comportano e possono avere un effetto estremamente positivo nell’incoraggiare la collaborazione. Lo spazio può essere uno strumento per alimentare il processo creativo incoraggiando e scoraggiando specifici comportamenti o azioni e può essere progettato per costruire emozioni e ispirare la creatività. A livello formale la progettazione spaziale deve incoraggiare la collaborazione ma al tempo stesso consentire ai membri di lavorare da soli o con altri. Le migliori regole non sono mai definitive, ma un buon spazio di collaborazione deve essere: Semplice Il progetto ha bisogno di sottolineare la semplicità. Bisogna mirare a creare un ambiente che è su misura per coloro che utilizzano lo spazio. Fluido Un luogo dove non c'è resistenza, che è densamente interconnesso, in cui le idee possono fluire. Con luce naturale Lo spazio può avere delle partizioni ma con delle pareti di vetro così da portare la luce nei corridoi e anche per aumentare la comunicazione visiva. Più persone possono vedersi, meglio è. Polifunzionale Importante creare una gamma diversificata di atmosfere per il lavoro, l’incontro e il relax. Ci deve essere il giusto equilibrio tra ordine e caos, tra spazi di lavoro più formali e spazi comuni dove socializzare. Lo spazio deve poi offrire diversi livelli di insonorizzazione, dal più privato e silenzioso, al più aperto e rumoroso. Flessibile e Adattativo Lo spazio deve essere modulare, in grado di essere riarrangiato all'infinito con pareti scorrevoli, divisori, mobili su ruote, sgabelli e tavoli, per soddisfare le esigenze delle persone ed evitare il senso di gerarchia. Il programma di queste attività deve essere pianificato molto bene, come un processo che raccoglie le persone, le fa collaborare, e scrive una storia comune che è rappresentata in oggetti reali progettati insieme. Se questo processo è costruito bene l’ energia positiva della community sosterrà il progetto e alimenterà i suoi valori. Inoltre le persone non sono robot che pensano in maniera meccanica al loro lavoro. Pensano anche a quello che realmente vogliono fare. Quindi non abbiamo bisogno di creare solo spazi confortevoli, ma abbiamo bisogno di creare spazi in cui le persone sono incoraggiate a dare il loro meglio e a trovare un senso in quello che fanno. Dalla teoria alla pratica. Ecco la guida per progettare uno spazio di lavoro:  Dal coworking ai nuovi uffici, 10 regole per progettare uno spazio di lavoro innovativo, efficace, relazionale