Perché la segretaria è ancora una figura fondamentale in azienda

Perché la segretaria è ancora una figura fondamentale in azienda

Antonio Belloni

Antonio Belloni è nato nel 1979. Vive e lavora a Milano, dove si occupa di strategie di comunicazione e marketing. Scrive di impresa e Made in Italy su diverse testate nazionali. Nel 2012 ha pubblicato Esportare...

Ci voleva l’eredità di 75 milioni di euro lasciata da Bernardo Caprotti, patron di Esselunga, a Germana Chiodi, la sua storica segretaria, a riportare attenzione, e magari dignità, a una figura che in azienda ha un ruolo centrale, ma oggi è dimenticato. Più che perdersi in pettegolezzi, infatti, manager e imprenditori traggono molta più utilità nel sapere come si lavora per molti anni al fianco del fondatore.

FUNZIONI

Oggi questa figura di affiancamento ai C-level, spesso fisico proprio perché è fisicamente vicino al capo, si è mescolata con alcune funzioni che possiamo riconoscere come:

– assistente di direzione

– office manager

– assistant to the Ceo

Un tempo, dietro ai personaggi della grande impresa come Gianni Agnelli, Enrico Cuccia, Cesare Romiti, Silvio Berlusconi, Carlo De Benedetti, c’erano figure importanti altrettanto mitologiche che, per il mondo esterno potevano costituire una cerniera, una mediazione o una porta invalicabile. Ma oggi dietro a Mark Zuckerberg, Peter Thiel, Sergio Marchionne, Tim Cook, Vittorio Colao, chi assolve queste preziose funzioni?

CONTESTO NUOVO

Da questo singolare punto di osservazione, cioè dall’alto, il mondo del lavoro si divide oggi in due:

– aziende, banche, studi professionali che conservano strutture e ruoli tradizionali

– realtà aziendali nuove (start up e piccoli business) che hanno disintermediato le tradizionali strutture e organizzazioni

Nel primo caso la figura dell’assistente, altrettanto tradizionale (lei o lui) che smista il traffico degli incontri, gestisce contatti, telefonate ed agenda del capo, esiste ancora, anche se oggi ha davanti tablet, schermi al plasma e smartphone. E spesso molti dei Ceo non ne hanno una, ma addirittura cinque o sei.

Nel secondo, invece, questa figura chiave tra il capo e l’azienda è ancora da comprendere, perché:

– è diffusa l’attitudine dei nuovi capi azienda, in “stile Silicon Valley”, a eliminare ogni mediazione con l’esterno e ogni filtro gerarchico, cercando di relazionarsi in maniera diretta con i propri interlocutori, che siano di pari grado o di livello inferiore

– in un mondo in cui tutti sono startupper e tutti vogliono essere imprenditori, il passaggio da zero a dieci-cinquanta dipendenti è così veloce e impercettibile, o per alcuni inarrivabile, che in molti finiscono per fare anche, per lungo tempo, gli assistenti di sé stessi

PERCHÉ SERVE 

Ed è in questo contesto che si commettono errori come:

– rispondere sempre e subito a ogni e-mail o telefonata

– occuparsi sempre di ogni cosa, anche di quelle meno importanti, nel momento in cui questa accade

– non delegare mai

– non mettere mai un filtro tra il “pensiero del capo”, anche il più segreto, indicibile e proibito, e il mondo esterno

Eppure – assistenti virtuali o no – arriva per tutti il momento di fare il passo e staccare un pezzo del proprio lavoro e della propria scrivania e delegarlo o concederlo a un’altra persona cui il mercato riconosce sempre, anche oggi, una chiara professionalità.

QUANDO

Si può capire che è il momento di assumere un’assistente da alcuni segnali evidenti, quando:

– la mole del lavoro cresce

– gli incontri pubblici e le riunioni dentro e fuori l’azienda si moltiplicano

– la struttura aziendale interna, o quella del gruppo, si allarga

– il tempo passato fuori dall’azienda aumenta

– la propria figura professionale, da privata, diventa anche pubblica

– ci si deve relazionare costantemente e contemporaneamente con i clienti, i dipendenti e i soci (le start up hanno una compagine societaria che, nel tempo, necessariamente si allarga)

CHI

Una volta compresa la necessità, chi scegliere? Se fino a venti anni fa l’inglese e l’informatica erano i due elementi “nuovi” da catturare singolarmente, e oggi parti necessarie e assorbite in un curriculum di un’assistente, anche adesso ci sono elementi nuovi che stanno diventando indispensabili, quali:

– l’esperienza professionale all’estero o la padronanza di una seconda o terza lingua (le aziende italiane che funzionano hanno legami solidi e costanti con i mercati esteri)

– la capacità di produrre – e soprattutto validare – contenuti per il capo (dall’evento commerciale, alla presentazione istituzionale, al Talk, fino alla relazione davanti al Cda)

– l’orientamento agile tra i media (tutti, dalla capacità di governare le rassegne stampa di quelli cartacei, a quella di scovare scomodi post su Facebook o Twitter, coordinandosi o addirittura anticipando l’area della comunicazione aziendale)

Questi e altri elementi consentono a chiunque rivesta ruoli di responsabilità crescenti di decidere quando scegliere la persona giusta

COSA FA

Rispetto ai tempi delle grandi strutture aziendali, ciò che forse è sparito, e che abbiamo improvvisamente ritrovato, grazie alla felice vicenda della segretaria di Bernardo Caprotti, è la mentalità che ci consente di riconoscere e rispettare l’importanza di questa figura aziendale, i cui ruoli spesso vanno ben oltre quelli descritti, e si posizionano sopra la piramide di secondi livelli e middle management. Una funzione dietro a cui non ci sono solo i 50-70 mila euro annui di uno stipendio lordo (qualche Ceo offre un inquadramento da dirigente), ma una lunga serie di strumenti e attività indispensabili a chi governa l’azienda, come, per esempio:

– la sensibilità per i “segnali deboli” del capo (i rapporti con il management interno ed esterno, le antipatie, le “porte da chiudere o da aprire”)

– la capacità di poter intervenire in ogni situazione, formale e informale, con un ruolo multitasking

– la possibilità di entrare e uscire da discorsi e attività del capo (l’unica che può interromperle)

– la comprensione del “momento giusto per”

– il potere di interpretare il verbo e il pensiero del capo, quando lui non c’è (confermare una decisione che lui ha già preso, un verbale da correggere, una regola da rispettare)

Tecnologie e nuovi organizzazioni portano nuovi stili di gestione delle aziende e contribuiscono a cambiarle, ma questo preciso ruolo è difficile che cambi, perché ha a che fare anche e soprattutto con la gestione del potere.
Per questo sarà sempre un po’ nascosto agli occhi del pubblico.