Cosa significa delegare? Le 4 strategie del leader efficace
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Se ricoprite un ruolo manageriale all’interno di un’organizzazione, una delle competenze che vi consente di esprimere al meglio l’essenza della vostra attività professionale è la delega. Si tratta di una competenza manageriale di primaria rilevanza, tuttavia non sempre semplice da sviluppare e gestire in maniera efficace. Soprattutto per i capi di prima nomina, imparare a distribuire i carichi di lavoro fra i propri collaboratori rappresenta uno dei compiti più difficili. Se siete persone competenti nel vostro ambito di attività, se mostrate spirito di iniziativa, se possedete un elevato livello di motivazione, se siete consapevoli dei vostri talenti e delle vostre qualità professionali, molto probabilmente riterrete di poter sbrigare da soli molte attività. Tuttavia, nel vostro ruolo di leader di un team, non siete responsabili soltanto della vostra performance, ma anche di quelle dei vostri collaboratori, nonché della loro crescita professionale. Occorre che vi focalizziate su attività ed ambiti di lavoro cruciali per il vostro ruolo e sugli obiettivi che siete chiamati a raggiungere, delegando tutte le attività che possono essere svolte da altri.
Cosa significa delegare?
Come sostiene il consulente americano Robert B. Maddux, “delegare non è un’arte misteriosa per pochi eletti. È un processo manageriale di fondamentale importanza che può apprendere e affinare al massimo chiunque sia disposto a fare uno sforzo e sappia agire concretamente”. Di fatto, non sempre si è in grado di delegare, o di farlo al meglio. Vediamo di seguito quali sono i 3 principali ostacoli alla delega:
1. Mancanza di fiducia nei collaboratori. È la sindrome del “lo faccio meglio io”. Sarà del tutto vero? E se sì, proviamo a chiederci come mai. Forse i collaboratori non sono del tutto formati, oppure non ci siamo presi il tempo necessario per condividere con loro gli standard qualitativi che richiediamo. Proviamo, invece, ad assumere nei loro confronti una iniziale apertura e concedere loro fiducia. Avremo modo di constatare nei fatti se tale fiducia verrà opportunamente ripagata.
2. Il timore di non essere graditi. Ho conosciuto non pochi manager che ammettono questa loro paura: temono un atteggiamento di chiusura dei propri collaboratori di fronte ad un’attribuzione di nuovi carichi di lavoro. In realtà, i collaboratori migliori non attendono altro che mettersi alla prova in nuove attività e nuove sfide, che considerano importanti ed essenziali se inserite in un percorso di sviluppo professionale.
3. Mancanza di tempo. “Si fa prima a fare che a spiegare”: questo è l’alibi che frequentemente si utilizza per giustificare lo svolgimento di un compito operativo che potrebbe tranquillamente svolgere qualcun altro. È vero, spiegare una nuova attività ad un collaboratore richiede del tempo. Ma si tratta di un investimento temporale che verrà abbondantemente ripagato successivamente.
Come affrontare efficacemente il processo di delega?
Ecco alcuni suggerimenti:
1. Per prima cosa, analizzate il vostro attuale carico di lavoro. Identificate quelle attività che esulano da ciò che il vostro ruolo propriamente richiede, oppure quei compiti di carattere operativo per i quali non avete più il tempo necessario e che qualcuno dei vostri collaboratori sarà in grado di svolgere. Potete delegare anche delle attività che procurano esperienza ai vostri collaboratori, oppure che rendono più completa la loro mansione. Ci sono anche dei compiti per i quali voi siete meno qualificati, e delegarli alla persona giusta potrebbe rappresentare un buon modo per aggiungere varietà alla sua routine lavorativa.
2. Identificate poi quali tra i vostri collaboratori possono essere più pronti e preparati per occuparsi delle attività che avete deciso di delegare. Prestate attenzione non soltanto al loro attuale livello di competenza, ma anche alla motivazione e all’interesse che mostrano per la propria crescita professionale.
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3. Illustrate con la massima chiarezza il compito e l’attività al vostro collaboratore. Passategli tutte le informazioni necessarie e condividete con lui i risultati che dovrà raggiungere. Stabilite gli standard qualitativi che vi aspettate nell’esecuzione dell’attività che state delegando. Accordatevi sui tempi e sulla frequenza di feedback che vi attendete da lui. Seguite l’attività, monitorando i progressi. Assicuratevi che vi sia una comunicazione bidirezionale, ma non siate pressanti. Lasciate che il vostro collaboratore “si sporchi le mani”. Lasciategli un certo grado di libertà d’azione, garantendo comunque la vostra presenza qualora si dovessero presentare delle criticità difficilmente gestibili da lui in autonomia. È importante ricordare che esiste una delega effettiva quando viene lasciata una certa libertà decisionale al vostro collaboratore, in relazione alle sue capacità, alle sue competenze ed al livello di fiducia che avete nei suoi confronti.
4. Rivedete insieme il processo: non c’è delega senza controllo! Prendetevi del tempo per analizzare con il collaboratore l’attività che gli avete delegato. Avanzate, se necessario, critiche costruttive, che possano rappresentare per lui uno stimolo a fare meglio. Se li merita, non rinunciate a fargli degli apprezzamenti, ribadendo la fiducia che riponete nel suo operato. Fate tesoro di questa esperienza per sostenere il percorso di crescita del collaboratore.
La delega è senza dubbio uno strumento manageriale di fondamentale importanza nell’attività di capi e supervisori. Diversi sono i benefici che procura a voi, ai vostri collaboratori e all’intera organizzazione. Attraverso un processo di delega ben condotto potete liberarvi di attività ed incombenze non più aderenti al vostro ruolo professionale. Potete stimolare lo sviluppo e la crescita dei vostri collaboratori, imparando anche a conoscerli meglio e ad incrementare il livello di fiducia che caratterizza il vostro rapporto. Infine, anche l’organizzazione può trarre beneficio dalla delega, soprattutto quando i collaboratori possiedono un certo grado di autorità decisionale: da questo punto di vista, la delega rappresenta uno strumento di crescita e sviluppo di un’intera organizzazione, basata sui valori della condivisione, della fiducia e della responsabilizzazione diffusa.
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