Notion, un’agendina digitale per organizzare la propria vita
Per riuscire in quello che vogliamo non possiamo prescindere dall’organizzare tempo e risorse, oltre che compiere ricerche e catalogare il materiale raccolto. Per queste attività spesso usiamo strumenti diversi e questo può rivelarsi un problema, tanto più grande quante più persone sono coinvolte nel progetto. Vale per una vacanza, una festa di compleanno, il proprio blog, l’agenda della giornata e soprattutto per un’attività professionale. Nel corso degli ultimi due anni, per molti la soluzione è divenuta Notion, una semplice, ma potente applicazione sviluppata da Ivan Zhao e Simon Last fin dal 2013, ma che è divenuta popolare lo scorso anno, quando ha rilasciato un piano gratuito quasi privo di limitazioni.
Da allora in moltissimi hanno iniziato a organizzare la propria vita con Notion, che fra il 2019 e il 2020 aveva raddoppiato il proprio valore, oggi stimato in oltre due miliardi di dollari. Il perché del successo di questo software va oltre il piano gratuito, anche se questo ha certo semplificato l’utilizzo da parte di utenti anche solo curiosi. Notion è un’agenda digitale che funziona come il nostro cervello: scrivi, pianifichi e organizzi. È semplice e potente, combina funzioni di Google Docs, fogli di calcolo, archiviazione, task management e organizzazione di materiali. Volendo, ci puoi anche pubblicare un blog, un sito, tenere un diario, o vendere un prodotto digitale facilmente consultabile e aggiornabile, come una volta si sarebbe fatto con i PDF. Si tratta in realtà di uno strumento di organizzazione per team, ma non è quello che ci interessa qui.
Un notebook fatto di pagine e database
A livello macro, Notion consente di organizzare contenuti in tre modi:
- appunti e note, in forma testuale, audio, video, slide, link e più o meno qualunque cosa si trovi online;
- progetti e task, da una semplice lista di cose da fare a un vero e proprio sistema di task management;
- wiki, ovvero un catalogo di contenuti che possono essere catalogati, raggruppati, ed eventualmente condivisi.
Notion è organizzato in workspace, ovvero taccuini. L’uso più comune è quello di avere due taccuini: uno di lavoro, condiviso con le altre persone del tuo team; e uno personale, privato. In Notion l’elemento principale è la pagina, proprio come in un taccuino. E come in questo, essa può contenere di tutto: un testo, un audio, un video, un blocco di codice, un promemoria, una tabella, una kanban board, una collezione di foto, una lista, un calendario, una timeline. Ovviamente tutto in digitale. È possibile anche embeddare contenuti da Google Drive, Twitter, Dropbox e diverse altre applicazioni digitali. A differenza di un’agenda, gli elementi contenuti in Notion possono essere visualizzati in diversi modi, anche se di base rimangono collezioni di pagine organizzate all’interno di database in cui ogni pagina ha tutte le etichette che vogliamo. Ogni pagina è a sua volta condivisibile con chi vuoi, sia in termini di collaborazione (fino a 5 persone nel piano gratuito), sia in termini di pubblicazione sul web.
Come sfruttare Notion a livello personale
A livello personale, Notion consente di fare diverse cose. La più semplice è ovviamente tenere un diario, o una collezione di appunti o idee organizzate come semplici pagine o all’interno di un database, in cui ogni idea magari ha un’etichetta. Per ogni progetto in Notion è sufficiente creare una pagina indice e aggiungere poi pagine all’interno di questa. Non sarà necessario questo passaggio se vogliamo semplicemente scrivere qualcosa in una pagina. All’occorrenza potremo comunque creare nuove pagine e linkarle in questa. Tornando al nostro diario, potrebbe esserci utile creare una pagina template con le 5 domande a cui rispondere ogni giorno, da duplicare quotidianamente. Partendo da qui e lavorandoci un po’ su è possibile creare un semplice blog attraverso servizi come Super.
Un altro modo di usare Notion è creare delle liste. Da quella della spesa, magari condivisa col partner, a quella delle cose da fare. Possiamo scegliere di organizzare una lista semplice, solo testuale, oppure usare altre pagine come elementi della lista, creando eventualmente un database per gestirle. In questo modo, per esempio, un elemento della lista potrebbe avere un’etichetta “importante” o “urgente” e un altro contenere un promemoria. E sulla base di questi possiamo costruire una matrice di Eisenhower, un sistema GTD, oppure una semplice Kanban board con le cose da fare, quelle che stiamo facendo, e quelle fatte. O trasformare queste liste in un Bullet Journal.
Quella di tracciare qualunque cosa è un’altra attività a cui Notion si presta bene. Basta inserire un database in una pagina per tracciare le spese, i progressi personali, o usarlo come supporto per lo sviluppo di nuove abitudini.
Ho accennato in precedenza al fatto che ogni documento è condivisibile pubblicamente. Ci sono persone che usano Notion per creare un CV condivisibile. Combinato con un vanity url provider come Bit.ly o Rebrandly, non richiede neppure di avere un sito, e consente di condividere documenti che altri possono visualizzare, commentare o editare.
Un altro aspetto che rende Notion cosi popolare è la possibilità di copiare dagli altri, duplicando una pagina pubblica. Notion ha una ricca collezione di template, ma online si trovano diverse altre risorse, come per esempio Notion VIP, Notion Pages, Notionfreetemplate o il sito di Redgregory.
Notion è meglio di un’agenda cartacea?
Dopo aver usato Notion per un po’ uno è portato a chiedersi se sia meglio questo della vecchia agendina, e d’istinto verrebbe da rispondere di sì. Attenzione però: se da un lato avere un’agenda digitale potenzialmente illimitata offre notevoli vantaggi, dall’altra l’agenda cartacea con i suoi limiti è di profondo stimolo per il nostro cervello. Personalmente, non userei mai Notion per il programma della giornata o prendere appunti, ma lo uso per tutte quelle attività in cui ho la necessità di avere database organizzati o archiviare materiale digitale.
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