Come dice Thomas Edison, Il tempo è l’unica cosa che non possiamo permetterci di perdere. Il tempo. Capitale per l’uomo. Pare banale forse, ma questo è un concetto che troppo spesso sfugge a chi insegue tutto il giorno scadenze, timeline, business plan e altre attività. Le ore del giorno sono per tutti 24 e a questo, almeno per “ora”, non abbiamo trovato soluzioni e alternative.
Se non possiamo aumentare il tempo, come possiamo utilizzarlo al meglio?
Sappiamo tutti che lavorare per più tempo non è la soluzione: se lavoro più a lungo non è detto che la mia produttività sarà maggiore, anzi, è quasi sempre vero il contrario. Per non parlare della qualità.
Vi propongo sette cose che possiamo fare da subito per essere più produttivi sul lavoro:
- Organizzare tasks e attività in una to do list
L’organizzazione è la migliore arma che abbiamo per aumentare il nostro livello di produttività. Certo, non è facile imparare a essere organizzati se non lo siamo per natura. Uno strumento semplice ma efficace è scrivere una to do list, ovvero ordinare in un elenco, per priorità, le attività da svolgere ogni giorno. E una volta portate a termine, depennarle dalla lista. - Preparare oggi la to do list per domani
Mai rimandare a domani ciò che possiamo fare oggi: una massima che torna particolarmente utile nel nostro ragionamento. Concludiamo la giornata lavorativa pianificando la to do list per il giorno seguente, questo ci aiuterà a focalizzare meglio le priorità e a iniziare la giornata con tasks chiare e precise. - Portare a termine le attività
Tornare in un secondo momento su qualcosa che abbiamo iniziato e poi abbandonato è una grandissima perdita di tempo. Occorre rifocalizzare l’attenzione, riprendere le fila del lavoro che stavamo facendo, per esempio una mail a metà: i margini di errore aumentano così come si abbassa il livello di attenzione. Se iniziamo una cosa, portiamola a termine. - Iniziare dalla cosa più complicata
Nella diligente to do list scritta la sera prima ci saranno diverse cose da fare, alcune più complesse, noiose, faticose di altre. Iniziamo da quelle. Sbrigale al mattino, tra le prime attività della giornata, quando siamo più freschi e concentrati, e depennarle dalla to do list ci darà una grandissima gioia. - Limitare le distrazioni
Le mail che arrivano senza sosta, le notifiche delle app, lo squillo del telefono, Skype e quanti altri mezzi ancora capaci di attirare l’attenzione distraendoci da ciò che stiamo facendo. A un certo punto azzeriamo tutto e dedichiamoci a un lavoro per volta, portandolo a termine senza lasciarsi distrarre. - Nulla è davvero urgente
La logica dell’urgenza che ci fa essere costantemente reperibili, che ci fa rispondere all’istante a telefonate o email, che ci fa saltare da un’attività all’altra inseguendo scadenze e timing. Nulla è davvero urgente, o meglio, siamo noi che dobbiamo stabilire le priorità e i tempi di esecuzione. Non facciamoci ingabbiare dall’urgenza (degli altri). - Imparare a dire di no
Inutile pensare di poter fare tutto se sappiamo perfettamente che il tempo a disposizione non ce lo permetterà. Meglio imparare a dire no: a una riunione imprevista, una consegna anticipata, un lavoro extra che arriva nel momento sbagliato. Dire di no ci può risparmiare frustrazioni e stress e aiutandoci a portare a termine nel modo migliore ciò che avevamo in programma di fare.
E tre cose da non fare più perché compromettono la nostra produttività
- Fare tutto da soli
A volte serve delegare, è una skill anche questa. Saper delegare e individuare la persona adatta a svolgere su nostra indicazione un lavoro sono competenze che si imparano con l’esperienza ma che sono assolutamente essenziali per aumentare la produttività e lavorare meglio. - Fare più cose contemporaneamente
Provare a fare più cose nello stesso momento non ci renderà migliori e non aumenterà la produttività. Prima eliminiamo la parola “multitasking” dal vocabolario, prima il nostro lavoro ne gioverà. - Organizzare riunioni (inutili)
Ebbene sì, le riunioni sono molto spesso una grandissima perdita di tempo. La cosa migliore da fare è limitarle, organizzando o partecipando solo a incontri davvero necessari che mirano alla risoluzione di problemi o alla nascita di progetti/collaborazioni. Tutto il resto si può dire con una telefonata o raccontare in una mail, possibilmente sintetica.
