Scrivere una buona mail serve ancora, serve tanto. La posta elettronica è – nonostante la preponderanza delle chat, o gli strumenti di lavoro per team come Slack – la spina dorsale della comunicazione ufficiale. Tanto vale, dunque,essere maestri nell’arte della costruzione di una buona missiva di lavoro. Ecco 8 utili consigli.
- Chiarisci subito perché stai scrivendo
È una buona idea snocciolare immediatamente la ragione della mail: pochi giri di parole, passiamo ai fatti, arriviamo al sodo. Nessuno, purtroppo, ha tempo da perdere. - Non dimenticare l’oggetto
Evita le mail “nessun oggetto”, che confonde soltanto il destinatario. Usa un titolo accattivante, chiaro, specifico. Che il tuo interlocutore sappia perché è importante aprire la posta e rispondere. - Non essere complicato
Non è detto che la persona cui ti rivolgi abbia voglia di passare più del necessario a decifrare quanto hai scritto: sii chiaro e palese. È una mail di lavoro, non un romanzo. - Personalizza la tua mail
Un po’ più difficile a farsi che a dirsi, ma dopo un po’ si spera che si maturi una “cifra”, qualcosa che distingua il proprio tono di voce (che, sì, vale anche per la scrittura) da quello altrui. - Controlla l’ortografia!
Avete sicuramente provato l’ebrezza, almeno una volta nella vita, di leggere una mail piena di refusi. È stato un piacere? No. È più facile che abbiate pensato un po’ male del vostro mittente. - Non dilungarti
Sii breve, perché una mail non è una lettera di carta dei bei tempi. È una comunicazione ufficiale e d’ufficio. Keep it short and to the point, come si dice. - Sii cortese e gentile
“Grazie”, “buongiorno”, “buonasera”, “prego”, “a presto”: non sono orpelli, si chiama educazione. E se manca per iscritto è peggio che nella vita quotidiana. - Rispondi velocemente
Non far sedere lì le tue mail. Rispondi! È garantito che se non lo fai subito te ne dimenticherai, e il mittente si chiederà se tu sia sparito dalla faccia della Terra. O, peggio, si sentirà indispettito.
