Dipendenza da e-mail?
Per il lavoratore moderno l’e-mail è uno dei principali attrezzi del lavoro. Leggere e inviare messaggi è, per molti, la prima cosa da fare appena arrivati in ufficio o alla scrivania di casa se si è in smart working.
Fin qui, nessun problema, se però osserviamo un po’ più da vicino questo fenomeno ci accorgiamo che dei problemi possono esserci. Infatti quando la casella di posta diventa una fonte di risucchio del proprio tempo ed energia, erodendo lo spazio che abbiamo per fare le attività legate alla nostra professione, allora bisognerebbe cambiare qualcosa. In questo articolo cerchiamo proprio di fornire degli spunti pratici per migliorare, laddove lo sentiamo utile, il nostro approccio all’email.
Quante e-mail si mandando ogni giorno?
Internet Live Stats, portale che monitora in tempo reale i numeri della rete, mostra che in totale, nel mondo, vengono inviate circa 3 milioni di mail al secondo. Ogni giorno vengono inviate circa 253 miliardi di e-mail, corrispondenti a una ogni 0.00000035 secondi. Nel tempo che ci avrete messo a leggere questa frase, circa 20 milioni di e-mail saranno entrate in rete.
Oggi ci sembra uno strumento di cui non possiamo più fare a meno, come se facesse parte quasi dell’ordine naturale delle cose. Osservando però la storia della posta elettronica ci accorgiamo in realtà che è relativamente recente. La prima e-mail è stata mandata 30 anni fa, era il 1971, e un certo Ray Tomlinson, ingegnere che lavorava sull’allora rete ARPANET spedì il primo messaggio e-mail.
Portare la Mindfulness nell’e-mail
Partiamo dal definire la mindfulness e poi la colleghiamo alla nostra casella di posta. Mindfulness è una una parola inglese che significa consapevolezza. Jon Kabat-Zinn, uno dei pionieri di questo approccio dice “Mindfulness significa prestare attenzione, ma in un modo particolare: a) con intenzione, b) al momento presente, c) in modo non giudicante”. Quindi è un atto che parte dall’attenzione e dal modo in cui la usiamo. È talmente semplice che questa stessa semplicità ne rappresenta la vera difficoltà.
Quindi portare un approccio mindful nell’e-mail significa portare consapevolezza e abbassare la frequenza di tutti quei comportamenti automatizzati e reattivi di fronte ai messaggi che leggiamo o scriviamo e che rischiano di generarci stress e ansia.
Scrivere le e-mail con la mindfulness
Uno dei problemi maggiori che raccolgo dai professionisti con cui lavoro come coach sul benessere digitale è la quantità di e-mail che ricevono. Partiamo da qui allora e cerchiamo di identificare come poter ricevere meno e-mail.
Per ricevere meno mail possiamo cercare di scrivere meno mail. Ciò significa scrivere con attenzione e consapevolezza per evitare che si creino botta e risposta. Il fatto che non paghiamo le email che inviamo e ci sembra uno strumento di produttività a volte rischia di farci inviare messaggi che sono poco chiari, fraintendibili e incompleti. Questo genera una proliferazione inutile di email.
Quindi chiediti se la comunicazione che stai per scrivere, in realtà non sia più efficace risolverla con una telefonata o incontro di persona.
Se non è il caso ed effettivamente scrivere una mail è necessario, allora prima di premere invio sulla mail che hai appena scritto, fai tre respiri profondi per staccare un attimo e chiediti: Ciò che ho scritto è facilmente comprensibile e completo per il mio lettore o posso migliorare la mia mail?
Leggere le e-mail con la mindfulness
Tenere la casella di posta aperta e dargli un occhio spesso per vedere se è arrivato qualcosa di nuovo è un comportamento che rischia di generare ansia e confusione. Quindi per ottimizzare il tempo che passiamo a leggere le email possiamo cercare una modalità che ci dia una certa struttura e ordine.
Alcuni spunti su come migliorare la leggibilità delle tue mail:
- Appena leggi un messaggio categorizzalo con un’etichetta in base al livello di urgenza con cui devi agire rispetto ad esso;
- Definisci fasce orarie della tua giornata in cui chiudi l’email, meglio un periodo breve ma definito e sostenibile.
Per ora, buona lettura e scrittura di e-mail!
