Come rendere le proprie email davvero efficaci: 10 consigli
Quante email riceviamo ogni giorno? Quante ne scriviamo? Certamente molte, forse troppe. È facile riconoscere come la vita professionale di molti di noi sia sommersa da comunicazioni scritte. La nostra posta elettronica è quotidianamente presa d’assalto da email di cui vorremmo fare a meno. A volte inutili, altre ridondanti, altre ancora letteralmente incomprensibili. Di sicuro, la lettura, la comprensione e l’interpretazione di ogni email rappresentano spesso un notevole spreco di tempo e di energie.
Nel luglio del 2013, dal quartier generale di Maranello, Ferrari diramava una nota ai propri dipendenti: meno email e più conversazione. Tagliare le email inutili e favorire un sano e proficuo dialogo fra colleghi: questa la strategia dell’azienda per migliorare le relazioni interpersonali tra gli uffici. Più recentemente, nel 2016, Brunello Cucinelli, fondatore dell’omonimo brand del lusso, sosteneva in proposito: “Abbiamo ridotto all’osso le email. In una telefonata hai tutto, il messaggio scritto è freddo, ti fa perdere la percezione globale delle cose e ti fa sprecare tempo”. Due casi di aziende di italiane di prestigio e successo, apprezzate a livello internazionale, che hanno sentito l’esigenza di intervenire sull’abuso di comunicazione scritta. Sì, perché il problema, ovviamente, non sta nello strumento, ma nel suo utilizzo.
C’è stato un tempo (nemmeno troppo lontano) in cui la scrittura in azienda era una pratica per pochi. Non tutti scrivevano, e chi lo faceva usava ogni attenzione per produrre una scrittura corretta e possibilmente efficace, nella sostanza e nella forma. Poi, con la rivoluzione digitale, negli ultimi venti anni la posta elettronica ha preso il sopravvento. Tutti scriviamo molto più che in passato. È tornata la necessità di scrivere, e di scrivere bene. Tuttavia, praticamente nessuno di noi ha mai ricevuto una sorta di “educazione” alla scrittura via email.
Ecco di seguito un decalogo per rendere le vostre email realmente efficaci:
- Utilizzate l’email solo per comunicazioni brevi e sintetiche.
Per le altre tipologie di interazioni, meglio ricorrere al telefono oppure, quando è possibile, ad un incontro di persona. Le comunicazioni telefoniche e dal vivo sono senza dubbio più dirette, i feedback sono immediati, la comprensione è più facile. - Privilegiate l’invio dell’email a un solo destinatario.
Prima di inviare l’email, controllate con attenzione e assicuratevi che l’indirizzo del destinatario principale e quelli in copia conoscenza siano corretti. Ad esempio, se non sappiamo chi realmente prenderà in carica la nostra richiesta, la tentazione di “sparare nel mucchio” è forte. Tuttavia, può facilmente accadere che nessuno dei destinatari risponda. Indirizzare la propria e-mail ad una sola persona può rappresentare un utile stratagemma per “responsabilizzare” il nostro interlocutore ad una risposta. Prestate inoltre attenzione agli indirizzi in CC (copia conoscenza). Selezionate più liste di distribuzione mirate, così da evitare di intasare la casella di posta altrui con comunicazioni non significative per un determinato interlocutore. - Scrivete un oggetto chiaro, sintetico, esaustivo.
Non eccedete nella lunghezza e non lasciate il campo vuoto. Ricordate: l’oggetto è la vostra esca per catturare fin dall’inizio l’attenzione del destinatario. - Chiarite fin da subito il vostro punto di vista o avanzate subito la vostra richiesta.
Non seppellite il contenuto principale della vostra email alla decima riga, dove il vostro destinatario arriverà a leggere solo con difficoltà. In sostanza: il messaggio chiave all’inizio, poi i dettagli e le eventuali motivazioni di una specifica richiesta. - Usate frasi brevi.
Torniamo ai fondamentali: soggetto, predicato, complemento. Una struttura semplice, che abbiamo imparato nei primi anni della nostra formazione scolastica. Le frasi brevi rendono il testo ritmico, facilmente comprensibile e di più rapida lettura. - Usate con parsimonia abbreviazioni e termini tecnici.
Assicuratevi che il vostro interlocutore sia in grado di interpretarli correttamente. In caso contrario, creerebbero soltanto confusione, fraintendimenti e senso di frustrazione. Privilegiate parole familiari e comprensibili per il vostro destinatario: statene certi, vi ringrazierà! - Impaginate con cura l’email.
Curare la forma grafica è un ottimo modo per assicurare l’efficacia del contenuto. Suddividete il testo in paragrafi, utilizzate grassetti e corsivi dove necessario, inserite liste puntate, lasciate un opportuno spazio bianco (premete spesso il tasto “INVIO”). - Non scrivete un’email in un momento di rabbia!
L’email non è un mezzo per alimentare il conflitto, e nemmeno per tentare di sanarlo. Quando i nervi sono a fior di pelle, meglio fermarsi un momento, prendere una boccata d’aria, magari condividere la problematica con un collega fidato. Prima di scrivere di getto, è bene calmarsi. Se vi è possibile, utilizzate il telefono per chiarire un malinteso o pacificare un conflitto. Scrivere un’e-mail in un momento di rabbia può provocare seri danni relazionali. Quindi…attenti! - Per comunicazioni più complesse, articolate e tecniche, preparate un documento da inserire come allegato.
L’email non è uno strumento per comunicazioni lunghe. Molto spesso, attribuiamo all’allegato un’importanza maggiore rispetto al testo dell’e-mail. Un allegato viene spesso stampato, viene letto con più attenzione e interesse. - Rispondete entro 24 ore alle e-mail che ricevete.
Fornire una risposta in tempi adeguati è indice di attenzione nei confronti dell’interlocutore, oltre che di seria professionalità. Pensate alla frustrazione di non ricevere un riscontro ad una richiesta formulata via email. Se non vi è possibile dare una risposta esaustiva, ribadite che comunque prenderete in carico la richiesta, ad esempio con questa formula: “Al momento non riesco ad occuparmene; ti farò avere una risposta entro la tal data”.
Dieci semplici accorgimenti-chiave per cercare di ottenere 3 importanti obiettivi:
- Valorizzare la propria immagine professionale;
- Evitare il più possibile fraintendimenti sui contenuti dei nostri messaggi;
- Avere rispetto di quello che sembra essere il principale problema di tutti: la mancanza di tempo!
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