Cos'è l'«Institutional Yes», il segreto per velocizzare ogni processo
Sei andato alla macchina del caffè, stamattina?
Check (Sì).
Hai scelto la tua bevanda di sempre?
Check(Sì).
Hai aggiunto lo zucchero?
Check (Sì).
Hai prestato attenzione al fatto che questa sia una scelta diversa dalle altre?
Non è detto.
Per banale che possa essere, questa semplice situazione quotidiana è il perfetto esempio dello straordinario potere dell’opzione di default, quella pre-installata di sfondo alle nostre scelte, per intenderci.
A che livello è settato, infatti, lo zucchero nella macchinetta del caffè? Medio, come era consuetudine fino a poco tempo fa? O zero, come è ormai prassi in tante realtà aziendali? E, soprattutto, se l’opzione di default è diversa, cambia il consumo di zucchero di chi fa uso del distributore? Evidenze sperimentali piuttosto robuste mostrano di sì: se il livello pre-impostato è zero, le persone tendono ad addolcire meno la pillola, facendo contente a un tempo se stesse e l’Organizzazione Mondiale della Sanità, che prescrive proprio un consumo parsimonioso di sostanze dolcificanti.
Il fatto è che siamo pigri e, in un contesto complesso, non è detto che ogni elemento dello stesso desti allo stesso modo la nostra attenzione: per questo, pur avendo di fronte a sé le medesime opzioni (quanto zucchero consumare), le condizioni di contorno ci portano, anche inconsapevolmente, a fare scelte diverse.
Nel mondo del behavioral design si parla di decision points, che potremmo tradurre liberamente con punti d’attenzione: i momenti, cioè, in cui dobbiamo attivarci per scegliere un dato corso d’azione rispetto a un altro. Nello specifico del caso descritto a inizio articolo, scegliere quanto spostarci dall’opzione di default per arrivare alla quantità desiderata di zucchero.
Le opzioni di default, e la loro potenza, sono ovunque attorno a noi, nella realtà fisica come in quella digitale, e incorniciano le nostre decisioni in modo spesso inatteso. Ma avete mai pensato alla possibilità di servirvi dell’opzione di default nel vostro contesto organizzativo? Magari per snellire procedure bizantine o per velocizzare l’iter di approvazione di una proposta creativa? E come?
Qui l’esempio arriva da Amazon, che non ha fatto nient’altro che applicare la logica della macchina del caffè in un contesto organizzativo.
Se siete un team di creativi, infatti, che sforna mille idee al giorno e, magari, le vede frustrate da un NO secco per ragioni di budget, per contingenze del mercato, per eccesso di visionarietà, etc…, ecco pronta per voi una soluzione interessante: l’Insitutional Yes.
L’idea è semplicemente quella di cambiare l’opzione di default: ora una proposta di progetto si intende approvata di default, a meno che il responsabile del team (il capo, insomma) non motivi il suo NO con una breve relazione di una o due paginette.
Le opzioni non sono cambiate rispetto a prima: un progetto può essere approvato come respinto senza appello. Ma un semplice elemento di architettura della scelta rende più fluida la dinamica decisionale, fondamentale in un contesto creativo dove, più che spesso, la velocità d’esecuzione è tutto.
Ovviamente, come ogni elemento di design organizzativo, un contesto del genere va gestito con attenzione e responsabilità, ma è proprio quest’ultima a essere premiata da un meccanismo fondato, di fatto, sulla fiducia reciproca e sul riconoscimento del contenuto di una proposta a prescindere dal ruolo degli attori coinvolti nella decisione.
D’altro canto, basta un poco di zucchero e il progetto va su.
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