Intranet aziendali: per rinnovare i processi in ottica collaborativa

Vita d’ufficio, con l’intranet collaborativa lavorare diventa social

Stefano Besana

Stefano Besana è Digital Enterprise e Social Business Strategist. Lavora da oltre 5 anni nell’ambito della Social Enterprise, del Social Media Marketing, dell’Innovazione collaborativa e dell’Enterprise 2.0...

Le intranet hanno provato ad avere un ruolo centrale in moltissime organizzazioni: portali informativi, strumenti di lavoro, repository di contenuti, aree connesse ai nuclei fondamentali dell’azienda… tanto indispensabili quanto spesso poco considerate e utilizzate da parte dei dipendenti.

La aziende di oggi, le più mature perlomeno, si sono ormai rese conto dell’inadeguatezza dei sistemi di comunicazione e dei portali intranet tradizionali e hanno iniziato a interessarsi a un’evoluzione collaborativa e sociale degli stessi, riprogettando il tutto seguendo le lezioni imposte dalla crescita massiva dei social-network.

L’uso di intranet aziendali porta con sé benefici importanti in termini di business e di ritorni economici

I benefici, per coloro che hanno adottato queste nuove soluzioni, sono molteplici: riduzione del traffico di email, riduzione della ridondanza, migliore accesso alla conoscenza, riduzione dei meeting e del tempo speso nel prendere decisioni, maggiore ingaggio dei dipendenti, emersione di intelligenza collaborativa e abilitazione di un contesto in grado di favorire la generazione di idee dal basso, migliore accesso agli esperti e incremento della capacità di risolvere problemi, riduzione dei costi di trasferta e delle telefonate.
La lista potrebbe continuare ancora molto, ma quello che appare chiaro è che i nuovi modelli di intranet basati sulla collaborazione e sulla centralità dell’utente hanno benefici enormi per il modo di lavorare dell’organizzazione e sono in grado di tradursi in ritorni economici estremamente significativi e rilevanti sia per le aziende di medie dimensioni sia per le organizzazioni più vaste e distribuite.

Ma quali sono effettivamente i pilastri che le organizzazioni devono tenere in considerazione per la costruzione di una intranet collaborativa che si rispetti e che, soprattutto e ancora più importante, venga effettivamente utilizzata dai dipendenti?
Vediamo alcune delle aree fondamentali sulle quali insistere per una progettazione che minimizzi i rischi, evitando l’effetto “cattedrale nel deserto”, e massimizzi la possibilità di servire il business e migliorare la creazione di valore dell’intera organizzazione.

  • La centralità dell’utente: partire dai bisogni dei dipendenti è fondamentale, non solo per incrementare l’efficienza complessiva dell’azienda, ma anche e soprattutto per garantire che i nuovi strumenti siano effettivamente utilizzati. Se la progettazione del nuovo ambiente non è fatta tenendo in considerazione i desiderata e le problematiche delle persone, la intranet non potrà mai funzionare.
  • Garantire una sponsorship dall’alto: senza un commitment e un coinvolgimento dei vertici e della testa dell’azienda non si va da nessuna parte. Il top management deve credere fortemente in questo tipo di trasformazione perché il cambiamento avvenga davvero e perché sia sostenuto a livello economico e a livello culturale.
  • Sperimentare e misurare: è necessario progettare assieme alle persone in modalità di co-design e partendo da piccoli pilot che siano poi scalabili sull’intera organizzazione. La misurazione dei risultati dei pilot e delle sperimentazioni gioca altresì un ruolo cruciale nella comprensione delle aree di miglioramento e nella socializzazione delle best practice dell’esperienza
  • Coinvolgere tutti i dipartimenti: l’intera azienda deve essere coinvolta all’interno del processo di trasformazione, tutti i dipartimenti organizzativi devono essere ingaggiati su scala differente, ovviamente, ma devono comunque essere coinvolti all’interno del cambiamento.
  • Destinare correttamente il budget: non investire solamente nella dimensione tecnologica ma tenere presente anche l’investimento su persone, competenze e change management risulta uno dei fattori di successo (o di insuccesso) dell’iniziativa.
  • Non dimenticare l’IT: sebbene la tecnologia sia da considerarsi – correttamente – un abilitatore, è fondamentale che non sia d’intralcio al disegno complessivo e, anzi, lo supporti in maniera completa.
  • Risorse e riconoscimento: i nuovi modelli di lavoro non devono essere un divertissement, ma devono avere una loro dignità ed essere riconosciuti dalle politiche HR dell’azienda, con il riconoscimento del contributo di tutti e la relativa trasparenza che ne deriva come ingrediente fondamentale del successo.
  • Competenze e Coltivazione: nessuna community nasce e si sviluppa in modo autonomo, il ruolo del community manager e le competenze verticali di chi possa foraggiare la diffusione dei nuovi modelli di lavoro è di fondamentale importanza per garantire il successo dell’intera iniziativa.

Concludendo: evolvere i propri strumenti di comunicazione interna, al giorno d’oggi, è quasi necessario. Sempre più aziende si sono rese conto dell’importanza di rinnovare e rivedere i propri processi in ottica collaborativa, il vero nodo della questione sta nel farlo in modo efficace, collegando il digitale ai processi chiave di business dell’organizzazione.
Questo è l’unico modo per essere sicuri di procedere verso un cammino corretto dove il digitale rappresenta non la bacchetta magica e la soluzione a tutti i problemi dell’azienda, ma un fondamentale catalizzatore di efficacia ed efficienza che può aiutarci a fare quello che facevamo prima in modo molto più rapido, veloce e, perché no, divertente.